Vertragsunterlagen und Vollmachten

Übersicht

Zum Vertrag gehören das Angebot, die AGB und diese Anlagen: Anlage 1 – Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (immer); Anlage 2 – Öffnungs- und Scanauftrag (beim digitalen Postservice); Anlage 3 – Vollmacht für Zustellungen und Postvollmacht (immer, auf Papier); Anlage 4 – Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach § 203 StGB (für Berufsgeheimnisträger, auf Papier).

Zu jeder Annahme und Unterschrift speichern wir das Datum, die Fassung des Dokuments und den Nachweis (zum Beispiel Ihre E-Mail oder das unterschriebene Original).

Widerruf und Änderung

Wir schließen Verträge nur mit Unternehmern; ein gesetzliches Widerrufsrecht für Verbraucher besteht deshalb nicht.

Den Öffnungsauftrag (Anlage 2), die Empfänger und die Regeln kann der Kunde jederzeit in Textform ändern oder widerrufen – im Kundenkonto oder per E-Mail. Das gilt für Post, die nach Eingang der Änderung bei uns ankommt.

Die Vollmachten (Anlage 3) erlöschen mit dem Ende des Vertrags; vorher kann der Kunde sie in Textform widerrufen, wir geben ihm dann die Vollmachtsurkunden zurück. Ohne Vollmacht können wir Einschreiben und förmliche Zustellungen nicht mehr für ihn annehmen.

Anlage 1 – Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

Gegenstand und Dauer: Die WITOS GmbH (Auftragsverarbeiter) verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden (Verantwortlicher), soweit sie seine Post öffnet, scannt, speichert und an seine Empfänger sendet, Dokumente im Kundenkonto bereitstellt und Belege für seine Buchhaltung verarbeitet. Die Vereinbarung gilt für die Dauer des Vertrags.

Daten und Betroffene: Betroffen sind Absender, Empfänger und Personen, die in der Post und in Belegen genannt sind. Verarbeitet werden Namen, Kontakt-, Vertrags- und Zahlungsdaten sowie alle Inhalte der Post – auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), wenn die Post sie enthält.

Weisungen: Wir verarbeiten die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden – den Öffnungsauftrag, die Empfänger und Regeln im Kundenkonto und Weisungen in Textform –, es sei denn, wir sind gesetzlich zu einer Verarbeitung verpflichtet. Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, teilen wir das dem Kunden mit.

Vertraulichkeit und Sicherheit: Wir setzen nur zur Vertraulichkeit verpflichtete Mitarbeitende ein und treffen die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere Rollen mit minimalen Rechten und zusätzlichem Einmalcode für Mitarbeitende, verschlüsselte Speicherung der Dateien (AES-256), verschlüsselte Datensicherung, ein Protokoll jedes Zugriffs auf Dateien, verschlossene Aufbewahrung der Originale und eine Prüfzeit vor dem Versand von Scans.

Unterauftragsverarbeiter: Der Kunde stimmt dem Einsatz folgender Unterauftragsverarbeiter zu: IONOS SE (Server, Deutschland), Backblaze, Inc. (verschlüsselte Datensicherung, Region EU Central, Niederlande), Google Ireland Limited (E-Mail-Versand), Cloudflare, Inc. (DNS), [Identifizierungsdienst], [Dienstleister für Aktenvernichtung]. Über neue oder ersetzte Unterauftragsverarbeiter informieren wir den Kunden vorab in Textform; er kann innerhalb von [14 Tagen] widersprechen.

Unterstützung und Meldungen: Wir unterstützen den Kunden bei Anfragen betroffener Personen, bei der Meldung von Datenschutzverletzungen und bei Datenschutz-Folgenabschätzungen. Eine Verletzung des Schutzes seiner Daten melden wir ihm unverzüglich, nachdem sie uns bekannt geworden ist.

Löschung und Rückgabe: Nach Vertragsende kann der Kunde seine Daten 6 Monate lang aus dem Kundenkonto herunterladen; danach löschen wir sie, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Originale behandeln wir nach Ziffer 11 der AGB.

Nachweise und Kontrollen: Wir stellen dem Kunden die Informationen zur Verfügung, die er zum Nachweis der Pflichten nach Art. 28 DSGVO braucht, und ermöglichen Überprüfungen nach vorheriger Absprache.

Anlage 2 – Öffnungs- und Scanauftrag

Der Kunde beauftragt die WITOS GmbH, an ihn unter der Anschrift Cauerstr. 23, 10587 Berlin gerichtete Briefe zu öffnen, vollständig zu scannen und die Scans an die Empfänger zu senden, die er im Kundenkonto festlegt. Der Auftrag umfasst Post an das Unternehmen und an seine Geschäftsführung in dieser Eigenschaft. Briefe, die erkennbar persönlich an andere Personen gerichtet sind (etwa „persönlich“ oder „vertraulich“), umfasst er nur, wenn diese Personen selbst zustimmen.

Der Kunde kann den Auftrag auf Briefarten beschränken (zum Beispiel nur Rechnungen) und Empfänger und Regeln jederzeit im Kundenkonto ändern.

Der Kunde erklärt, dass er befugt ist, über das Öffnen dieser Post zu entscheiden (§ 202 StGB).

Anlage 3 – Vollmacht für Zustellungen und Postvollmacht (auf Papier)

„Hiermit bevollmächtigen wir – [Firma, Anschrift, vertreten durch] – die WITOS GmbH, Cauerstr. 23, 10587 Berlin, für die Dauer des Vertrags über die Geschäftsadresse alle an uns unter dieser Anschrift gerichteten Sendungen in Empfang zu nehmen, einschließlich Einschreiben und förmlicher Zustellungen von Gerichten und Behörden (§ 171 ZPO, § 7 VwZG). Die Vollmacht berechtigt nicht zum Öffnen der Sendungen.“

Zusätzlich unterschreibt der Kunde die Postvollmacht der Deutschen Post und, falls nötig, Vollmachten weiterer Zustelldienste.

Die Originale bewahren wir auf und legen sie Zustellern, Gerichten und Behörden auf Verlangen vor.

Anlage 4 – Verpflichtung zur Verschwiegenheit (§ 203 StGB)

Für Kunden, die einem Berufsgeheimnis unterliegen (zum Beispiel Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater): Der Kunde verpflichtet die WITOS GmbH zur Verschwiegenheit über alle fremden Geheimnisse, die ihr bei der Annahme, dem Scannen und der Weiterleitung seiner Post bekannt werden (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB).

Die WITOS GmbH ist darüber belehrt, dass eine unbefugte Offenbarung strafbar ist. Sie verpflichtet alle Mitarbeitenden und Unterauftragnehmer, die mit der Post in Berührung kommen, in Textform zur Verschwiegenheit und nimmt vom Inhalt nur so viel Kenntnis, wie die Leistung erfordert.

Scans versenden wir für diese Kunden standardmäßig nur als Link ins Kundenkonto, nicht als Anhang.

Stand: Oktober 2026